ЭДО с физлицами и самозанятыми: можно ли, какой подписью, что с налогами

Ответ на главный вопрос простой: да, можно, и никакого разрешения или специального договора с налоговой для этого не требуется. Обмен актами и договорами с физическим лицом идёт по тем же правилам, что и с любой другой стороной, — через оператора электронного документооборота и под электронной подписью.

Но именно у этих сделок три особенности, которые ломают привычную схему: вид подписи на стороне исполнителя, чек, от которого зависит расход, и полное отсутствие страховых взносов. Разбираем по порядку.

Что предлагает налоговая служба#

У Федеральной налоговой службы есть отдельная страница «Электронный документооборот с участием самозанятых граждан» и одноимённый пилотный проект. Суть его в формулировке самой службы: самозанятый гражданин, который заключает сделки с юридическими лицами или индивидуальными предпринимателями, может с помощью мобильного приложения или портативного устройства составлять, подписывать и направлять заказчикам акты выполненных работ и оказания услуг в электронном виде.^[1]

Три вещи о статусе проекта, которые стоит знать до подключения.

Участие добровольное — и для самозанятых, и для компаний, и для предпринимателей. Ни одна сторона не обязана переходить на электронный обмен только потому, что другая сторона на нём уже работает.

Даты окончания на странице нет. Служба пишет, что проводит пилот, и приглашает присоединиться. На странице есть вопрос «Смогу ли я пользоваться NFC-картой по окончании пилотного проекта», и на него дан ответ: карта действует год с момента активации с возможностью пролонгирования независимо от срока пилота. Доступ к мобильному приложению TrustDoc SE сохраняется и после пилота.

Перечень операторов будет расширяться. Сейчас в проекте участвуют три оператора, и служба прямо пишет, что это те, кто уже реализовал документооборот для самозанятых, а список в дальнейшем будет пополняться.

Пилот — не единственный путь. Обмен с физическими лицами идёт и на коммерческой основе через сервисы операторов, и на практике это основной вариант. Ниже — про то, что одинаково для обоих путей.

Три технологии подписания#

Два из трёх вариантов — на квалифицированной подписи, третий — на неквалифицированной. Это юридическая разница, и она разбирается ниже.

Отдельно стоит сказать про карту «Такскома». Это носитель формата «пластическая карта» с квалифицированной электронной подписью, внешне похожий на банковскую. По описанию налоговой службы, технология работы системы электронного документооборота с такой картой полностью защищена и сертифицирована ФСБ России.^[2] Документы подписываются смартфоном, но криптографическая часть решения сертифицирована.

Важная деталь про неквалифицированную подпись, о которой чаще всего забывают: налоговая служба ограничивает её применение. Использовать неквалифицированную подпись можно только для документов, поименованных в соглашении, и при отсутствии прямого запрета на её применение.^[3] То есть соглашение здесь не формальность, а условие, без которого подписанный акт просто не будет иметь силы.

Подпись определяет, нужно ли соглашение#

Юридическая сила электронного документа определяется видом подписи, и закон различает три режима.

Квалифицированная. Часть 1 статьи 6 Федерального закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ признаёт подписанную ею информацию электронным документом, равнозначным документу на бумаге, и разрешает применять такой документ в любых правоотношениях — за исключением случаев, когда федеральным законом или нормативным правовым актом установлено требование о составлении документа исключительно на бумажном носителе.^[4] Соглашение сторон не требуется: ни отдельно, ни внутри договора.

Простая и неквалифицированная. Часть 2 той же статьи устроена иначе: такая подпись признаётся равнозначной собственноручной в случаях, установленных федеральными законами, нормативными правовыми актами, нормативными актами Банка России или соглашением между участниками электронного взаимодействия.^[5] Обратите внимание: соглашение — один из четырёх путей, а не единственный. И к каждому виду подписи предъявлено своё требование:

Последнюю строку даёт статья 9 Закона № 63-ФЗ. Часть 2 этой статьи требует, чтобы нормативные акты и соглашения, признающие документы равнозначными при простой электронной подписи, предусматривали в частности правила определения лица, подписывающего электронный документ, по его простой электронной подписи, и обязанность лица, создающего и (или) использующего ключ простой электронной подписи, соблюдать его конфиденциальность.^[6] Отсюда и вывод: одной декларации «мы доверяем друг другу» в соглашении недостаточно.

Параллельную конструкцию письменной формы даёт пункт 1 статьи 160 ГК РФ: письменная форма сделки считается соблюдённой при совершении сделки с использованием электронных технических средств, а стороны вправе закрепить в соглашении специальный способ достоверного определения лица, подписавшего документ.^[7]

Практический вывод простой. Исполнитель подписывает квалифицированной подписью — соглашение не нужно, исполнитель не сможет сослаться на то, что «соглашения не было». Исполнитель подписывает неквалифицированной — соглашение нужно, и в нём должен быть описан порядок проверки подписи. Проверять это надо до того, как акт подписан, а не после.

Что происходит с налогами компании#

Это самый практический раздел статьи, и в старой версии он был написан неверно.

Страховых взносов на выплаты самозанятому нет. Часть 2 статьи 15 Закона № 422-ФЗ говорит прямо: выплаты и иные вознаграждения, полученные налогоплательщиками — физическими лицами, не являющимися индивидуальными предпринимателями, подлежащие учёту при определении налоговой базы по налогу на профессиональный доход, не признаются объектом обложения страховыми взносами.^[8] Ни начисления, ни отчётности по таким выплатам.

Расход принимается только при наличии чека. Это правило, которого в статье не было, и оно важнее остальных. Часть 8 статьи 15 Закона № 422-ФЗ: организации — налогоплательщики налога на прибыль — при определении налоговой базы не учитывают расходы, связанные с приобретением товаров, работ, услуг и имущественных прав у физических лиц, являющихся налогоплательщиками налога на профессиональный доход, при отсутствии чека, сформированного продавцом в порядке статьи 14 Закона.^[9] То же самое в части 9 — для организаций и предпринимателей на упрощённой системе и на едином сельскохозяйственном налоге, и в части 10 — для предпринимателей, исчисляющих НДФЛ с доходов от предпринимательской деятельности.

Чек формирует сам налогоплательщик. По части 1 статьи 14 Закона № 422-ФЗ при расчётах он обязан с использованием мобильного приложения «Мой налог» передать сведения в налоговый орган, сформировать чек и обеспечить его передачу покупателю или заказчику.^[10] То есть акт подписан, а чек забыт — расхода в налоговой базе не будет. Электронный документооборот от чеков не освобождает: чек формируется в приложении налогоплательщика, а не в сервисе ЭДО.

Вычет по НДС невозможен. Самозанятый на налоге на профессиональный доход не является плательщиком налога на добавленную стоимость и счёт-фактуру не выставляет, а вычеты подтверждаются документами, перечисленными в статье 172 НК РФ.^[11] Следствие прямое: сумма налога на профессиональный доход остаётся внутри расхода, выделить её нельзя.

Налог на доходы физических лиц налоговым агентом не удерживается. Механизм устроен так: налог рассчитывает сам налоговый орган и уведомляет налогоплательщика через приложение «Мой налог» не позднее 12-го числа месяца, следующего за истёкшим налоговым периодом, с указанием реквизитов для уплаты.^[12] Декларацию по налогу налогоплательщик не подаёт вообще — статья 13 Закона № 422-ФЗ:^[13] налоговая декларация по налогу в налоговые органы не представляется. Если сумма по итогам периода меньше 100 рублей, она добавляется к сумме следующего периода.

Ставка налога зависит от того, кто платит: 4 процента при расчётах с физическими лицами и 6 процентов при расчётах с индивидуальными предпринимателями для использования при ведении предпринимательской деятельности и с юридическими лицами.^[14] Для компании это всегда 6 процентов, и именно эту сумму вы платите вместе с налогом в одном платеже.

Четыре обстоятельства, которые ломают схему#

Срок приёмки работ не отменяется. Электронный обмен сокращает путь документа, но не отменяет срок, который установлен договором. Акт, подписанный после истечения срока приёмки, остаётся актом, подписанным с нарушением срока.

Исполнитель перестал быть самозанятым. Часть 2 статьи 4 Закона № 422-ФЗ содержит исчерпывающий перечень из девяти оснований, по которым режим применять нельзя, и доход свыше 2,4 миллиона рублей в текущем календарном году стоит в нём под номером восемь.^[15] Меняется вся конструкция: появляются НДС, налог на прибыль и налог на доходы, а вместе с ними — обязанность удерживать налог и платить взносы, которых год назад не было. Проверять статус надо до составления акта, а не при проверке.

Исполнитель — ваш бывший работодатель или работник. Отдельное ограничение из части 2 статьи 6 Закона: доходы от оказания услуг и выполнения работ по гражданско-правовым договорам не признаются объектом налогообложения, если заказчиками выступают работодатели таких лиц или лица, бывшие их работодателями менее двух лет назад.^[16] Запрет касается и режима, и самого договора: уволившись, вы не можете продолжать работать на прежнего работодателя по гражданско-правовому договору.

Курьеры и сборщики. Если исполнитель оказывает услуги по доставке товаров с приёмом и передачей платежей за эти товары в интересах других лиц, налог на профессиональный доход применять нельзя — подпункт 6 части 2 статьи 4 Закона. Исключение одно: если налогоплательщик применяет зарегистрированную продавцом товаров контрольно-кассовую технику при расчётах с покупателями за эти товары.^[17]

Персональные данные. Через сервис проходят персональные данные исполнителя, и договор с оператором ЭДО и внутренние регламенты компании это должны учитывать.

Практический совет. Сделайте две вещи в порядке эксперимента. Первая: возьмите одного исполнителя на НПД и одного на общем режиме и сравните сроки подписания — разница обычно видна сразу. Вторая: возьмите исполнителя, который подписывает неквалифицированной подписью, и прочитайте своё соглашение на предмет порядка проверки подписи. Если его там нет, акт с этой подписью не будет иметь силы, и вы узнаете об этом на претензии. Оба эксперимента занимают неделю и стоят ничего.

Итог#

Электронный документооборот с физическим лицом и самозанятым вести можно — через оператора ЭДО, по общим правилам, без специального разрешения. Налоговая служба ведёт отдельную страницу по этому предмету и проводит пилот с тремя операторами, участие в котором добровольное.

Вид подписи решает всё. Квалифицированная подпись признаётся равнозначной собственноручной автоматически по части 1 статьи 6 Федерального закона № 63-ФЗ — соглашение не нужно, и в любом случае можно применить, кроме случаев, когда закон требует только бумагу. Простая и неквалифицированная признаются равнозначными по части 2 той же статьи — на основании закона, акта или соглашения, причём для неквалифицированной подписи в соглашении должен быть порядок проверки подписи, а для простой — правила определения лица по подписи по статье 9 Закона.

По налогам три вещи, которые надо знать сразу. Страховых взносов на выплаты самозанятому нет — часть 2 статьи 15 Закона № 422-ФЗ. Расход принимается только при наличии чека, сформированного самим налогоплательщиком, — часть 8 той же статьи, и подписанный акт без чека расхода не даёт. Вычет по НДС невозможен, и сумма налога на профессиональный доход остаётся внутри расхода. Ставка для расчётов с компанией — 6 процентов по статье 10 Закона.

Налог рассчитывает налоговый орган, а не налоговый агент: уведомление через «Мой налог» не позднее 12-го числа следующего месяца, декларация не подаётся вовсе по статье 13 Закона.

Следите за статусом исполнителя: лимит 2,4 миллиона рублей в год по подпункту 8 части 2 статьи 4 Закона, запрет работать по гражданско-правовому договору с бывшим работодателем в течение двух лет по подпункту 8 части 2 статьи 6 и запрет на режим для курьеров с приёмом платежей по подпункту 6 части 2 статьи 4.

Ещё по теме#

• ЭДО для самозанятых: как работает и что выбрать сервис — три оператора, три технологии подписи и ответы налоговой на частые вопросы
• Контур.Сайн: обмен документами с самозанятыми и физлицами — один из трёх сервисов пилота подробно
• Соглашение об ЭДО и пункт в договоре: рабочие образцы — что должно быть в соглашении при неквалифицированной подписи
• Как подключить ЭДО: пошаговая инструкция для компании — порядок подключения без электронной подписи
• ЭДО для ИП: нужно ли, как подключить и сколько стоит — то же самое для предпринимателей

Источники#