Подключение к электронному документообороту состоит из пяти шагов. Три из них технические, а два требуют решений, которые определяют всю дальнейшую работу.
Самая распространённая ошибка — начинать с выбора тарифа. Сначала надо определить, с кем вы будете обмениваться и через каких операторов работают эти контрагенты. Только после этого становится понятно, какой именно оператор вам нужен и по каким критериям выбирать.
Разберём порядок так, чтобы он давал рабочий результат, а не просто подключённый сервис без единого отправленного документа.
Шаг 1. Определить, с кем идёт обмен#
Выпишите, с кем вы фактически обмениваетесь документами и через каких операторов работают они. Здесь же выяснится, сколько операторов будет в вашей схеме и потребуется ли роуминг.
| Кто контрагент | Через какого оператора | Что нужно от вас |
|---|---|---|
| Работает на том же операторе | Тот же | Ничего, кроме приглашения |
| Работает на другом операторе | Другой | Настроить роуминг заранее |
| Не подключён к ЭДО | — | Подключить или оставить бумагу |
Вторая строка — самая частая. Если большинство контрагентов на чужих операторах, выбор оператора определяется шириной роуминга, а не ценой лицензии.
Практический совет. Соберите список контрагентов прямо в таблице: наименование, оператор, есть ли идентификатор ЭДО, входит ли в роуминг. Эту таблицу потом придётся обновлять при каждом новом контрагенте, и она же покажет, насколько дорого обойдётся смена оператора.
Шаг 2. Выбрать оператора#
Критерии отбора подробно разобраны в статье про операторов ЭДО. Коротко: проверьте, есть ли оператор в реестре ФНС, и сравните роуминг, поддержку актуальных форматов и условия архива.
Отдельно проверьте две вещи, которые определяют стартовые расходы:
Выпускает ли оператор подписи бесплатно. Расходы на получение работником электронной подписи и её использование несёт работодатель,[1] и если сервис выпускает их бесплатно, эта статья расходов исчезает.
Входит ли роуминг в тариф. Если нет, а контрагенты на чужих операторах, счёт вырастет непропорционально объёму документов.
Шаг 3. Получить квалифицированную подпись руководителя#
Для налогового электронного документооборота нужна квалифицированная электронная подпись руководителя. Это единственный обязательный расход на подпись.
Сертификат квалифицированной подписи в удостоверяющем центре ФНС России выдаётся бесплатно. Получить его могут:[2]
юридические лица — лица, действующие без доверенности от имени организации;
индивидуальные предприниматели;
нотариусы и исполняющие обязанности нотариуса;
руководители филиалов и представительств иностранных организаций, сведения о которых содержатся в реестре аккредитованных филиалов и представительств.
Бесплатно именно сертификат. Носитель, лицензия на средство криптографической защиты и настройка оплачиваются отдельно.
Важно: не все идут в удостоверяющий центр налоговой. Кредитные организации, операторы платежных систем и некредитные финансовые организации получают подпись в удостоверяющем центре Банка России. Должностные лица государственных органов и органов местного самоуправления, а также находящиеся на казначейском сопровождении организации — в удостоверяющем центре Федерального казначейства. Физическим лицам сертификаты выдают только аккредитованные удостоверяющие центры: удостоверяющий центр налоговой, Банка России и Казначейства сертификаты физическим лицам не выдают.[3]
Где именно можно получить подпись#
Каналов выдачи несколько, и они различаются тем, нужно ли вам приезжать лично.[4]
| Канал | Личное присутствие |
|---|---|
| В налоговых органах | Нужно |
| В офисах доверенных лиц удостоверяющего центра ФНС | Нужно |
| В мобильном приложении «Подпись для бизнеса» — эксперимент «Облачная подпись» | Нужно |
| В мобильном приложении «Госключ» | Не нужно |
| В Сервисе выпуска сертификатов КЭП | Не нужно |
| В мобильном приложении «Моя подпись» | Не нужно |
| В личных кабинетах индивидуального предпринимателя и юридического лица, при наличии действующего сертификата | Не нужно |
Безвизитные каналы работают на сведениях из единой системы идентификации и аутентификации и единой биометрической системы — то есть на данных, которые уже есть в государственных системах, — и на действующем сертификате, если он у вас уже получен.
Приложение «Госключ» стоит особняком: ключ подписи создаётся, хранится и применяется внутри него, токены и СМС-пароли не нужны, сертификат бесплатный. Подробно об этом — в статье про приложение Госключ.
Какие документы нужны#
При обращении в удостоверяющий центр налоговой заявитель представляет оригинал основного документа, удостоверяющего личность, СНИЛС, ИНН физического лица, а также ОГРН и ИНН юридического лица — для организации, ОГРНИП — для индивидуального предпринимателя. Для руководителя филиала или представительства иностранной организации дополнительно нужны КПП, номер записи об аккредитации из реестра аккредитованных филиалов и представительств и нотариально удостоверенная доверенность.[5]
Про оригиналы документов есть послабление. По сведениям, указанным в пунктах 2 — 6 перечня, достаточно сообщить информацию оператору удостоверяющего центра — оригиналы предъявлять необязательно.[6]
Какой носитель нужен#
При обращении в налоговые органы нужен токен типа USB типа A либо носитель иного формата с соответствующим переходником, имеющий действующий сертификат соответствия ФСТЭК России и (или) ФСБ России. Альтернатива — мобильное устройство с предустановленным приложением «Подпись для бизнеса» и (или) «Госключ».[7]
Купить сертифицированный носитель можно у производителя или его дистрибьютора, у доверенных лиц удостоверяющего центра налоговой, а также в вендинговых аппаратах, установленных в налоговых органах — последние есть не во всех местах выдачи.
Сколько занимает выдача. Услуга выдачи сертификата на носитель занимает не более 15 минут. Если в системе нет необходимых сведений для создания сертификата, заявителю предлагают прийти в другой день, и срок может увеличиться до 5 дней.[8]
Практический совет. Запишитесь заранее и возьмите с собой паспорт, СНИЛС и ИНН. Носитель проверьте до визита: у него должен быть действующий сертификат соответствия, иначе на месте выяснится, что придётся покупать новый и возвращаться.
Шаг 4. Настроить роуминг#
Роуминг — техническая возможность обмена с контрагентами на других операторах. Настраивается он до начала реального обмена, и срок запуска занимает время.
Практические причины настроить его сразу:
документы не уйдут контрагенту на другом операторе, пока роуминг не запущен;
запуск требует времени, и в процессе участвуют обе стороны;
обнаруживается это обычно в момент отгрузки, когда срок уже горит.
Как это работает и какие сроки закладывать — в статье про роуминг.
Шаг 5. Подключить контрагентов и проверить цикл#
Финальный шаг — довести один документ до полного завершения. Подключённый сервис без отправленного и принятого документа ничего не доказывает.
Порядок действий:
Отправьте приглашение контрагенту или запросите его идентификатор ЭДО.
Дождитесь привязки — контрагент появится в вашем справочнике с присвоенным идентификатором.
Сформируйте тестовый документ. Лучше не боевой: подойдёт универсальный передаточный документ с минимальной номенклатурой.
Проверьте полный цикл — от отправки до подписания документа контрагентом.
Зафиксируйте реквизиты оператора в договоре или соглашении, если формат обмена не был согласован ранее.
Подробно про приглашения — в статье как пригласить контрагента в ЭДО, про их приём — в статье где найти и что проверить в приглашении. Сам цикл обмена разобран в статье как работать с документами в ЭДО.
Что чаще всего идёт не так#
Начинают с тарифа, а не с контрагентов. Результат — переплата за роуминг, который не нужен, или отсутствие роуминга, который нужен.
Ищут подпись там, где её не выдают. Обращение в удостоверяющий центр налоговой за физлицом, у кредитной организации или на казначейском сопровождении заканчивается отказом: для них есть другие удостоверяющие центры.
Не проверяют поддержку формата. Сервис подключён, документы формируются, но формат устаревший и документы не проходят.
Останавливаются на отправке. Документ ушёл, но контрагент его не принял. Процесс приостановлен, счёт-фактура не засчитана, возникает спор о входящем налоге.
Подписывают всех подряд. Подпись нужна не всем сотрудникам, а тем, кто подписывает документы от имени компании. Выпуск подписей — по потребности.
Не фиксируют реквизиты оператора. В договоре или соглашении указывается наименование оператора с ИНН и КПП. Как это делается правильно — в статье про соглашение об ЭДО.
Практический совет. Выберите для первого прогона одного контрагента, с которым у вас самый частый оборот и самые предсказуемые документы. На нём отработайте весь цикл — от формирования до подписания второй стороной — и только потом подключайте остальных. Один полностью пройденный цикл экономит больше времени, чем любые инструкции.
Итог#
Подключение к электронному документообороту — это пять шагов, и порядок имеет значение. Первым идёт инвентаризация контрагентов и их операторов, а не выбор тарифа: от этого зависит, потребуется ли роуминг и каким критериям отвечать оператор.
Квалифицированная подпись руководителя выдаётся бесплатно в удостоверяющем центре ФНС России — юридическим лицам, индивидуальным предпринимателям, нотариусам и руководителям филиалов и представительств иностранных организаций. Половина каналов выдачи работает без личного присутствия, и подпись можно оформить как в офисе, так и заочно.
Не все получают подпись в удостоверяющем центре налоговой. Для кредитных и финансовых организаций есть удостоверяющий центр Банка России, для должностных лиц государственных органов и организаций на казначейском сопровождении — удостоверяющий центр Федерального казначейства, а физическим лицам подпись выдают только аккредитованные коммерческие центры.
Выдача на носителе занимает до 15 минут, в редких случаях до 5 дней. Носитель нужно купить отдельно, и лучше до визита.
Роуминг настраивается до начала обмена, поскольку требует времени и участия обеих сторон, а обнаруживается обычно в момент отгрузки.
Завершается подключение не отправкой, а полным циклом до подписания контрагентом. Один пройденный цикл на одном контрагенте снимает вопросы, которые заочно не возникают.
Ещё по теме#
Как выбрать оператора ЭДО: критерии, роуминг и реестр ФНС — на что смотреть до подключения и что проверить в реестре
Соглашение об ЭДО и пункт в договоре: рабочие образцы — как зафиксировать условия обмена с оператором
Роуминг ЭДО: как обмениваться с чужим оператором — как запустить и сколько закладывать
Идентификатор ЭДО: что это и зачем нужен контрагенту — что просить у контрагента в первую очередь
Как работать с документами в ЭДО: отправить, подписать и принять — полный цикл по документу и подтверждение получения
ЭДО для ИП: нужно ли, как подключить и сколько стоит — то же самое для предпринимателя, но с нюансами
Стоимость ЭДО: тарифы операторов и расчёт за год — из чего складывается счёт и на чём экономия