Самозанятому электронный документооборот обычно не нужен — у него нет бухгалтерии, отчётности и десятков контрагентов. Он нужен в конкретной ситуации: когда заказчик настаивает на электронных актах, отказывается принимать бумагу или предлагает работать через свой сервис.
Налоговая служба проводит пилотный проект «Электронный документооборот с самозанятыми гражданами», и в нём участвуют три оператора с тремя разными технологиями подписания. Разница между ними определяет и стоимость, и количество возни, поэтому разбираем её подробно.
Что даёт переход на электронные документы#
Формулировки ниже — с официальной страницы налоговой службы.[1]
Экономия денежных средств за счёт отсутствия необходимости вести бумажный документооборот: распечатывать, подписывать, сканировать и отправлять копии документов заказчикам либо оригиналы по почте.
Доступность документов. Все создаваемые документы, подписанные квалифицированной электронной подписью и обладающие юридической значимостью, доступны в электронном формате с телефона или иного устройства.
Повышение привлекательности для новых заказчиков, которые уже используют электронный документооборот.
Ускорение получения оплаты за произведённые работы и оказанные услуги: независимо от местоположения документ подписывается с телефона или иного устройства.
Последний пункт — самый практический. Электронный акт сокращает путь от выполненной работы до оплаты с дней и почтовых пересылок до минут.
Три оператора и три технологии подписания#
Все три технологии основаны на сертифицированных решениях.
| Оператор | Чем подписываете | Подпись | Нужно ли ездить в офис |
|---|---|---|---|
| АО «Инфотекс Интернет Траст» | Мобильное приложение TrustDoc SE | Неквалифицированная | Нет |
| ООО «Такском» | Приложение «Такском — Файлер», NFC-карта | Квалифицированная | Да, за картой |
| АО «ПФ СКБ Контур» | Веб-сервис Контур.Сайн, носитель в виде флешки | Квалифицированная | Да, за подписью |
TrustDoc SE — самый простой#
Мобильное приложение электронного документооборота для самозанятых со встроенной подписью. Документы передаются через доверенного налоговой службой оператора — АО «Инфотекс Интернет Траст». Заявленные преимущества дословно:[2]
- не нужно получать квалифицированную или неквалифицированную подпись в удостоверяющем центре — всё делается на смартфоне;
- потеря мобильного устройства не страшна — документы всегда можно восстановить;
- отправка и получение документов не тарифицируется, документооборот не ограничен ни по направлениям, ни по количеству;
- весь документооборот хранится в облаке и доступен из браузера любого устройства.
Последние два пункта и отличают этот вариант от коммерческих сервисов, где за документы платит отправитель.
NFC-карта в «Такском — Файлере»#
Носитель формата «пластическая карта» с квалифицированной электронной подписью, похожий на банковскую. Для подписания документа его достаточно поднести к телефону. Технология работы системы ЭДО с такой картой полностью защищена и сертифицирована ФСБ России.
Преимущества: подпись всегда под рукой; при замене телефона документы не пропадают, а загружаются на новое устройство из защищённого хранилища; карту можно использовать на компьютере через считыватель.
Обратная сторона — квалифицированная подпись физического лица, то есть платная услуга коммерческого удостоверяющего центра.
Контур.Сайн#
Веб-сервис для самозанятых, которые работают с юридическими лицами и индивидуальными предпринимателями. В нём подписываются договоры, акты, технические задания, дополнительные соглашения и другие документы с заказчиками онлайн.
Главное преимущество, по заявлению налоговой службы, — подходит для тех, кому надо много работать с электронными документами. Используется квалифицированная подпись на привычном носителе в виде флешки.
Вопросы, которые чаще всего остаются без ответа#
Ответы налоговой службы на свои же вопросы, и они меняют картину по стоимости и подтверждению личности.[3]
Сколько это стоит. Подключение к ЭДО и выдачу квалифицированной или неквалифицированной подписи оказывают операторы ЭДО — коммерческие организации, и тарифы опубликованы на их сайтах. То есть бесплатны отправка и получение документов в приложении TrustDoc SE, а не подключение к нему и не выпуск подписи.
Как подтверждается личность, если в офис идти не нужно. При получении неквалифицированной подписи личность подтверждается через профиль на портале «Госуслуги», и для этого нужна подтверждённая учётная запись на «Госуслугах». Без неё вариант с TrustDoc SE не работает.
Какие документы можно подписать неквалифицированной подписью. Иные документы — только если они поименованы в соглашении с заказчиком и в нём нет прямого запрета на применение неквалифицированной подписи.
Что будет после окончания пилота. Доступ к приложению TrustDoc SE даётся при подключении услуги и сохраняется. А вот NFC-карта вместе с сервисом ЭДО ООО «Такском» предоставляется сроком на год — это годовая лицензия с возможностью пролонгирования, и она действует до истечения года с момента активации независимо от срока пилота.
Если потеряли карту или устройство. При потере NFC-карты нужно обратиться в один из офисов ООО «Такском». При потере или замене смартфона с TrustDoc SE нужно перейти в аккаунт в браузере и восстановить приложение — это бесплатно.
Если подпись уже есть. Существующую электронную подпись использовать можно, для этого подключается веб-сервис ЭДО. А для работы с мобильного устройства нужна смарт-карта с технологией NFC, причём подпись должна быть особым образом на неё записана: просто скопировать действующую подпись на карту невозможно.
Сколько хранятся документы. Срок хранения электронных документов соответствует сроку хранения аналогичных видов бумажных документов.
Почему операторов только три. Сейчас в пилоте участвуют операторы, которые реализовали у себя документооборот для самозанятых граждан; перечень в дальнейшем будет расширяться.
Как подключиться#
Порядок из четырёх шагов, сформулированный налоговой службой.[4]
- Уточните у контрагента готовность обмениваться документами по электронному документообороту. Это первый и главный вопрос: если заказчик не готов, подключение ничего не даст.
- Выберите оператора из трёх и подходящую технологию подписания.
- Получите подпись — либо прямо в приложении, либо в удостоверяющем центре, в зависимости от выбранного варианта.
- Обучитесь передаче документов — поддержку и обучение оказывает выбранный оператор.
Первый шаг важнее, чем кажется. Значительная часть самозанятых подключается не по собственной инициативе, а потому что этого требует заказчик: крупная компания переводит весь поток исполнителей на электронные акты, и согласие исполнителя фактически определяет, продолжится ли работа.
Чек и акт — это разные документы#
Чек — документ самого налога на профессиональный доход. Объектом налогообложения признаются доходы от реализации товаров, работ, услуг и имущественных прав — пункт 1 статьи 6 Федерального закона от 27.11.2018 № 422-ФЗ. Чек формируется в приложении «Мой налог» и подтверждает, что налог уплачен или будет удержан из оплаты.
Акт выполненных работ — гражданско-правовой документ, подтверждающий, что работа выполнена и её результат принят заказчиком. Он оформляется по договору между сторонами и в электронном документообороте подписывается электронной подписью.
Связь между ними прямая: по акту заказчик платит, а чек подтверждает налоговый статус исполнителя. Оба документа нужны, и они не заменяют друг друга.
Если сделка заключена по договору гражданско-правового характера, акт подписывается обеими сторонами, и именно электронная подпись на акте даёт основание для перевода. Оформление электронного договора само по себе профессиональный доход не запускает.
Когда налог на профессиональный доход недоступен#
Часть 2 статьи 4 Закона содержит исчерпывающий перечень — девять оснований, по которым режим применять нельзя.[5]
| Основание | Что это значит на практике |
|---|---|
| Доход превысил 2,4 миллиона рублей в текущем календарном году | Самое частое: сначала два заказчика, потом крупный |
| Есть работники, с которыми состоят в трудовых отношениях | Нанять сотрудника и остаться на налоге на профессиональный доход нельзя |
| Реализация подакцизных товаров и товаров, подлежащих обязательной маркировке | Косметика, табак, алкоголь, обувь и ряд других категорий |
| Оказание услуг по доставке товаров с приёмом (передачей) платежей | Курьеры и сборщики, работающие за наличные |
| Перепродажа товаров и имущественных прав | Продажа имущества для личных нужд из запрета исключена |
| Добыча и реализация полезных ископаемых | — |
| Деятельность в интересах другого лица по договорам поручения, комиссии и агентским договорам | — |
| Применение иных специальных режимов либо деятельность с доходами, облагаемыми налогом на доходы физических лиц | — |
| Майнинг цифровой валюты, а также реализация и приобретение цифровой валюты | — |
Два основания из этого списка в старой версии статьи не упоминались, и оба бьют по массовым категориям.
Курьеры и сборщики. Оказывать услуги по доставке товаров с приёмом и передачей платежей за эти товары в интересах других лиц на налоге на профессиональный доход нельзя. Исключение одно: если налогоплательщик применяет зарегистрированную продавцом товаров контрольно-кассовую технику при расчётах с покупателями за эти товары.
Подпункт о подакцизных товарах содержит исключение: оно не распространяется на сахаросодержащие напитки, указанные в подпункте 23 пункта 1 статьи 181 НК РФ. Продавать их на профессиональном доходе можно.
Отдельно статья 6 Закона ограничивает и круг заказчиков. Доходы от оказания услуг по гражданско-правовым договорам не признаются объектом налогообложения, если заказчиками выступают работодатели самозанятого или лица, бывшие его работодателями менее двух лет назад.[6]
Последнее ограничение практически важно. Если вы уволились с работы и хотите продолжить оказывать услуги бывшему работодателю по гражданско-правовому договору, закон запрещает это в течение двух лет. Нарушение грозит пересчётом налога и пенями.
Про пилот и срок эксперимента#
Два срока, которые легко перепутать.
Пилотный проект налоговой службы по электронному документообороту на странице самозанятых сформулирован без указания даты окончания: налоговая служба пишет, что проводит пилот, и приглашает присоединиться. Среди вопросов на странице есть и такие, как «Смогу ли я пользоваться TrustDoc SE после пилотного проекта» и «Смогу ли я пользоваться NFC-картой по окончании пилотного проекта», — на оба ответа даны. По TrustDoc SE ответ прямо: доступ сохраняется. По NFC-карте: она действует год с момента активации с возможностью пролонгирования.
Сам эксперимент по налогу на профессиональный доход имеет отдельный срок: Федеральный закон от 27.11.2018 № 422-ФЗ предусматривает проведение эксперимента до 31 декабря 2028 года включительно.[7] Это срок режима, а не срок пилота по электронному документообороту.
Отсюда практическая стратегия: подключайтесь, если этого требует заказчик, но сверяйтесь с тарифами оператора и смотрите условия конкретного сервиса. Параллельно существует коммерческий путь — те же сервисы работают и вне пилота, на обычных коммерческих условиях.
Выбирая между двумя путями, считайте не только цену подписи, но и цену времени: у варианта с удостоверяющим центром она включает визит, а у варианта с приложением — нет.
Практический совет. Если заказчик требует электронные акты, начинайте с варианта, где подпись встроена в приложение: там не нужно ездить в удостоверяющий центр, отправка и получение не тарифицируются и нет ограничений по количеству документов. Проверьте только, что у вас есть подтверждённая учётная запись на «Госуслугах», — без неё личность не подтвердить. Заодно вы поймёте, нужен ли вам ЭДО вообще, до того как потратите деньги на подпись. Квалифицированную подпись стоит брать только тогда, когда конкретный заказчик требует именно её.
Итог#
Электронный документооборот самозанятому нужен не всегда — обычно его инициирует заказчик. Выигрыш ощутим: исчезает бумажный оборот с распечатыванием, сканированием и пересылкой оригиналов по почте, а скорость оплаты растёт.
В пилоте налоговой службы три оператора и три технологии подписи:
- TrustDoc SE от АО «Инфотекс Интернет Траст» — мобильное приложение с неквалифицированной подписью внутри. Получать подпись в удостоверяющем центре не нужно, отправка и получение не тарифицируются, ограничений по количеству нет, документы хранятся в облаке и восстановимы при потере устройства.
- NFC-карта в сервисе ООО «Такском» — квалифицированная подпись, технология сертифицирована ФСБ России, но требуется обращение в удостоверяющий центр.
- Контур.Сайн от АО «ПФ СКБ Контур» — веб-сервис с квалифицированной подписью на флешке, для тех, кому нужно много документов.
Бесплатны не подключение, а отправка и получение. Услугу подключения к ЭДО и выдачу подписи оказывают коммерческие операторы, тарифы опубликованы на их сайтах.
Личность в варианте без офиса подтверждается через «Госуслуги» — нужна подтверждённая учётная запись. Неквалифицированной подписью можно подписывать только те документы, которые поименованы в соглашении и для которых нет прямого запрета.
Чек и акт — разные документы. Чек подтверждает налог на профессиональный доход по пункту 1 статьи 6 Закона № 422-ФЗ, акт подтверждает выполнение работ по договору. Один другого не заменяет.
Часть 2 статьи 4 того же Закона содержит девять оснований, по которым режим недоступен: доход свыше 2,4 миллиона рублей в год, наёмные работники по трудовому договору, подакцизные и маркируемые товары, доставка товаров с приёмом платежей, перепродажа, полезные ископаемые, договоры поручения, комиссии и агентские договоры, иные спецрежимы, а также цифровая валюта. Статья 6 дополнительно запрещает работать по гражданско-правовому договору с работодателем или бывшим работодателем менее двух лет назад.
Сроки разные. Пилот по электронному документообороту на странице налоговой службы даты окончания не содержит, а эксперимент по налогу на профессиональный доход проводится до 31 декабря 2028 года включительно.
Ещё по теме#
- ЭДО с физлицами и самозанятыми: можно ли и на каких условиях — правила обмена с не предпринимателями
- Контур.Сайн: обмен документами с самозанятыми и физлицами — подробно про один из трёх сервисов
- ЭДО для ИП: нужно ли, как подключить и сколько стоит — то же самое для предпринимателей
- Бесплатный ЭДО: где обмен документами ничего не стоит — что не тарифицируется у операторов
- Как подключить ЭДО: пошаговая инструкция для компании — порядок подключения без электронной подписи
Источники#
- 1
Страница Федеральной налоговой службы «Электронный документооборот с участием самозанятых граждан», раздел «Преимущества для самозанятых»: экономия денежных средств за счёт отсутствия бумажного документооборота; доступность документов, подписанных квалифицированной электронной подписью, в электронном формате с телефона или иного устройства; повышение бизнес-привлекательности для новых контрагентов, использующих электронный документооборот; ускорение получения оплаты за произведённые работы и оказанные услуги.
↩ - 2
Там же, раздел «Электронная подпись», описание технологии TrustDoc SE: мобильное приложение ЭДО для самозанятых со встроенной неквалифицированной электронной подписью; передача документов через доверенного налоговой службой оператора ЭДО АО «Инфотекс Интернет Траст»; четыре преимущества — отсутствие необходимости получать подпись в удостоверяющем центре, восстановимость документов при потере устройства, отсутствие тарификации и ограничений по количеству и направлениям документов, хранение документооборота в облаке с доступом из браузера.
↩ - 3
Там же, раздел «Ответы на вопросы»: стоимость подключения и выдачи подписи — услугу оказывают операторы ЭДО, являющиеся коммерческими организациями, тарифы опубликованы на их сайтах; подтверждение личности при получении неквалифицированной подписи — через профиль на портале «Госуслуги» при наличии подтверждённой учётной записи; применение неквалифицированной подписи — для документов, поименованных в соглашении, при отсутствии прямого запрета; использование TrustDoc SE после пилота — доступ сохраняется; использование NFC-карты — срок на год с момента активации с возможностью пролонгирования; утрата NFC-карты — обращение в офис ООО «Такском»; утрата или замена устройства с TrustDoc SE — бесплатное восстановление приложения через браузер; использование имеющейся подписи — возможно, для мобильной работы нужна смарт-карта с NFC, на которую подпись записана особым образом; срок хранения электронных документов — соответствует сроку хранения аналогичных бумажных документов; причины ограничения перечня операторов тремя организациями — в пилоте участвуют операторы, реализовавшие документооборот для самозанятых, перечень будет расширяться.
↩ - 4
Там же, раздел «Для участия в пилотном проекте необходимо»: уточнить готовность контрагента; выбрать оператора ЭДО из трёх перечисленных с указанием технологии подписания; получить подпись; поддержку и обучение оказывает выбранный оператор.
↩ - 5
Федеральный закон от 27.11.2018 № 422-ФЗ «О проведении эксперимента по установлению специального налогового режима “Налог на профессиональный доход”», статья 4, часть 2: реализация подакцизных товаров, за исключением сахаросодержащих напитков, указанных в подпункте 23 пункта 1 статьи 181 НК РФ, и товаров, подлежащих обязательной маркировке средствами идентификации; перепродажа товаров и имущественных прав, за исключением продажи имущества, использовавшегося для личных, домашних и (или) иных подобных нужд; добыча и (или) реализация полезных ископаемых; наличие работников, с которыми лицо состоит в трудовых отношениях; предпринимательская деятельность в интересах другого лица на основе договоров поручения, договоров комиссии либо агентских договоров; услуги по доставке товаров с приёмом и передачей платежей за указанные товары в интересах других лиц, за исключением случаев применения зарегистрированной продавцом товаров контрольно-кассовой техники при расчётах с покупателями (заказчиками) за указанные товары; применение иных специальных налоговых режимов или деятельность, доходы от которой облагаются налогом на доходы физических лиц, за исключением случаев, предусмотренных частью 4 статьи 15 Закона; доходы, учитываемые при определении налоговой базы, свыше 2,4 миллиона рублей в текущем календарном году; майнинг цифровой валюты, а также реализация и приобретение цифровой валюты.
↩ - 6
Там же, статья 6, пункт 2, подпункт 8: доходы от оказания услуг и выполнения работ по гражданско-правовым договорам при условии, что заказчиками выступают работодатели указанных физических лиц или лица, бывшие их работодателями менее двух лет назад, объектом налогообложения не признаются.
↩ - 7
Там же, заключительные положения: эксперимент, предусмотренный Законом, проводится до 31 декабря 2028 года включительно.
↩