EDI-сообщения: ORDERS, ORDRSP, DESADV, RECADV, INVOIC и порядок обмена

Пять сокращений, которые встречаются в любом разговоре про обмен с сетями, и которые почти нигде не расшифровывают. Разберём каждое, покажем порядок, в котором они идут, и — самое практичное — объясним, почему приёмку принимают почти все сети без исключения, а вот прайс-лист нет.

Что такое EDI-сообщение#

Это не письмо и не файл с таблицей произвольной формы. EDI-сообщение — структурированный набор полей, оформленный по стандарту, установленному организацией GS1. В нём нет свободного текста: товар идентифицируется кодом, партнёр — идентификатором, количество и цена — числами в отведённых полях.

Отсюда следует главное практическое свойство. Сообщение читает система, а не человек. Именно поэтому в сообщении не может быть ошибки в названии товара: если позиции нет в справочнике, сообщение просто не формируется. И именно поэтому заказы в сетях приходят без опечаток — заказ рождается в учётной системе покупателя и уходит кодом.

Пяти основным сообщениям соответствуют пять этапов поставки.

Пять основных сообщений#

Порядок, в котором они идут#

Цепочка стандартная, и её стоит знать наизусть — по ней видно, на каком шаге обмен встал.

Посмотрите на пятый шаг внимательнее. Счёт поставщик формирует на основании фактической приёмки, а не на основании отгрузки. Это ключевая связка всей цепочки: во сколько отгрузили и на сколько приняли — разные цифры, и деньги считаются по второй.

Ещё две особенности, которые видны из цепочки.

ORDRSP — не формальность. Ответ на заказ может содержать отказ или замену на аналог, если нужного товара нет на складе. В этом сообщении решается, состоится поставка или она сдвинется.

Цепочка не фиксированная. Её можно дополнить другими сообщениями под свои нужды, и всё зависит от договорённостей между партнёрами и их бизнес-процессов.

RECADV — почему его ищут чаще всего#

Отдельный разбор, потому что на приёмку приходится заметная часть всех обращений по этой теме.

RECADV — это сообщение о приёмке товара. Покупатель отправляет его продавцу, когда товар принят. В сообщении указываются сведения о фактически принятом товаре и расхождения, если часть товара не принята.

Понять, зачем оно нужно, проще всего на примере. Сеть заказала 100 единиц. Поставщик отгрузил 100, из них 6 оказались с повреждённой упаковкой. Без RECADV поставщик узнает об этом только из акта сверки или вообще не узнает. С ним — расхождение фиксируется в момент, когда товар принят, и является основанием для счёта по факту.

Почему приёмку принимают почти все торговые сети. Приёмка есть в любой поставке — без неё не закрывается ни одна сделка. Сообщение об отгрузке тоже нужно большинству сетей, а вот прайс-лист или график поставок некоторым не нужны вовсе. По опубликованной таблице наборов сообщений приёмку принимают METRO, Лента, Магнит, «О’КЕЙ» и Золотое Яблоко — пять сетей из шести. Единственная в списке без приёмки — Ozon, а это маркетплейс, где приёмка организована иначе.

Не путайте RECADV с отказом. Отказ — это когда товар не принят и покупатель сообщает об отказе от части заказа. RECADV шире: в нём фиксируется, что именно принято, а что нет. Это разные ситуации с разными последствиями для расчётов.

Написание сообщений у разных сетей различается#

Это деталь, которая регулярно ставит в тупик, и она неочевидна.

В одном и том же справочнике типы названы ORDER и INVOICE, а в таблице по торговым сетям — уже ORDERS и INVOIC. Это не опечатка. Названия идентификаторов закреплены за каждой сетью, и смысл у них один, а написание разное.

Ниже — таблица наборов сообщений по шести сетям из справочной базы Контур.EDI.^[1] Это не исчерпывающий перечень: у каждой сети своя схема, и у крупных их больше, чем здесь указано.

Что видно из таблицы, чего не видно из общего списка:

Три практических вывода.

Сверяйте написание с той сетью, с которой идёт обмен. Настроенная схема под METRO не сработает для сети, у которой закреплено INVOICE, и наоборот.

ORDER и ORDRSP есть не у всех. У METRO, Ленты, Магнита и «О’КЕЙ» в списке нет ORDRSP — то есть подтверждения заказа в их схеме не предусмотрено. Планировать процесс подтверждения надо под конкретного партнёра.

RETANN у Ленты — единичный случай. Сообщение возврата, по которому в таблице опубликована только одна сеть. Рассчитывать на него как на универсальный нельзя.

Что бывает, кроме пяти основных#

Перечень дополнительных сообщений, который можно настроить под свои нужды:^[1]

• Уведомление о возврате и приёмка возврата. Обратный процесс: товар едет назад, и это тоже оформляется сообщением
• Сообщение об отгрузке алкоголя. Отдельный тип, связанный с подакцийными документами
• Сведения о местах доставки. Адреса, по которым развозить
• Прайс-лист. Условия и цены
• График поставок. Когда и что привозить
• Отчёт о продажах. Данные о реализации в сети

PRICAT и COINVOIC отдельно стоит назвать, потому что их регулярно ищут.

PRICAT — сообщение с прайс-листом, передаваемым в сторону поставщика, чтобы тот знал актуальные цены. Встречается в списке только у METRO и Магнита, то есть это не универсальное сообщение, а особенность отдельных сетей. Искать его в общем списке бессмысленно: если ваша сеть его не использует, настраивать нечего.

COINVOIC — совместный или комбинированный счёт. Встречается у Ленты, Магнита и Ozon. Смысл в том, что счёт формируется не поставщиком в одиночку, а с участием обеих сторон. Там, где он есть, пятый шаг цепочки выглядит иначе: поставщик не присылает свой INVOIC, а стороны формируют общий счёт.

От сообщения к документу#

Отдельно надо сказать, где заканчивается EDI и начинается электронный документооборот.

На основе INVOIC формируются электронные документы: счёт-фактура или универсальный передаточный документ. Здесь граница проходит по юридической значимости.

Само EDI-сообщение юридически не значимо — это данные. Документы, которые из него получаются, подписываются электронной подписью в системе электронного документооборота, и вот они уже имеют силу. Об этом подробно написано в статье про EDI простыми словами.

Одно уточнение, важное с 1 января 2026 года. Электронный формат товарной накладной по форме ТОРГ-12 и электронный формат акта выполненных работ прекратили применяться: приказ ФНС России от 20.01.2025 № ЕД-7-26/28@ признал утратившими силу приказ от 30.11.2015 № ММВ-7-10/551@ и приказ от 30.11.2015 № ММВ-7-10/552@, и приказ вступает в силу с 1 января 2026 года.^[2] Значит, в электронном обороте отгрузочный документ — это УПД, а не накладная. Бумажные формы накладной и акта при этом действуют.

Практический смысл. Если вы работаете с маркированным товаром, то документом на основе INVOIC будет УПД с кодами маркировки, и его передача идёт уже в другой системе — через оператора электронного документооборота либо через бесплатный сервис в системе маркировки.^[3] То есть один и тот же пятый шаг цепочки заканчивается либо счётом-фактурой, либо УПД с кодами идентификации, и какой именно документ получится, зависит от товара.

Что даёт приём заказов через EDI#

Отдельный вопрос, который формулируют так: можно ли принимать заказы в торговой сети через электронный обмен вместо ручного ввода.

Да, и в этом весь смысл технологии. Заказ формируется прямо в учётной системе покупателя, поэтому он не содержит ошибок и опечаток. Дальше система автоматизирует выполнение заказа.

Что из этого заявляет оператор: ускорение обработки заказов, более быстрое поступление оплаты за поставку, снижение числа ошибок в документах и расходов на их поиск и исправление.^[4] Это заявленные оператором преимущества, а не измеренный результат, и считать эффект нужно по своим цифрам: пакеты тарифицируются по количеству документов, а не по сети.

Ответы на частые вопросы#

RECADV — что это? Сообщение о приёмке товара, которое покупатель отправляет продавцу. Содержит фактически принятый товар и расхождения, если часть не принята. Основание для расчётов по поставке.

INVOICE — что это в EDI? Счёт. Окончательные данные по поставке, цены и суммы к оплате. Формируется поставщиком на основании фактической приёмки. На его основе в системе электронного документооборота создаются счёт-фактура или УПД.

PRICAT — что это? Сообщение с прайс-листом, передаваемым поставщику. Встречается у отдельных сетей, в частности у METRO и Магнита, и не является универсальным.

ORDERS и ORDER — одно и то же? По смыслу да, по написанию нет. Разные сети закрепили за заказом разные идентификаторы. Настраивать нужно тот, который закреплён за вашей сетью.

DESADV — это накладная? Это сообщение об отгрузке, аналог товарно-транспортной накладной по содержанию, но не документ. Юридической силы у него нет.

Сколько всего типов сообщений бывает? Пять основных плюс дополнительные. Схему можно дополнять под договорённости с партнёром, поэтому у двух сетей наборы будут различаться.

Итог#

EDI-сообщение — структурированный набор полей по стандарту GS1, который читает система, а не человек. В нём нет свободного текста, и в этом его сила.

Пять основных сообщений соответствуют пяти этапам поставки: заказ, ответ на заказ, отгрузка, приёмка, счёт. Они идут именно в таком порядке.

Счёт формируется на основании фактической приёмки, а не отгрузки. Во сколько отгрузили и на сколько приняли — разные цифры, и деньги считаются по второй.

RECADV ищут чаще всего, и это не случайно: приёмка есть в любой поставке, её принимают пять сетей из шести опубликованных. Единственная без приёмки — Ozon, где приёмка организована иначе.

Написание у сетей различается. ORDERS и ORDER, INVOIC и INVOICE — один смысл, разные идентификаторы. Сверять надо с конкретной сетью.

Не все сообщения универсальны. ORDRSP нет у четырёх сетей из шести, PRICAT встречается у двух, RETANN — у одной. COINVOIC означает, что счёт формируется с участием обеих сторон, и там пятый шаг выглядит иначе.

Пятый шаг заканчивается документом: из INVOIC формируется счёт-фактура или УПД. Для маркированного товара это будет УПД с кодами маркировки, и он пойдёт уже через электронный документооборот. Электронной товарной накладной ТОРГ-12 в этом перечне с 1 января 2026 года нет — её формат отменён.

---

Ещё по теме#

• EDI простыми словами: как работает и чем отличается от ЭДО
• GLN: что это, где взять и зачем нужен для участия в ЭДО
• Передача кодов маркировки через ЭДО: что передаётся в УПД
• ЭДО Лайт в Честном знаке: документы, роуминг и ограничения
• ЭДО для общепита: четыре системы и где между ними граница
• Контур.EDI: тарифы, модуль для 1С и отличие от Диадока

Источники#