Кадровый электронный документооборот — это не «бумажные кадровые документы, переведённые в электронный вид». По закону это создание, подписание, использование и хранение документов, связанных с работой, оформленных в электронной форме без дублирования на бумажном носителе (часть 1 статьи 22.1 ТК РФ).
Слово «без дублирования» здесь ключевое и определяет всё остальное. Распечатанный экземпляр с подписью рядом с электронным документом — это уже не КЭДО, а обычный бумажный документ с электронным дублем. Экономия времени, ради которой всё затевается, в таком сценарии не возникает.
Разберём, как эта конструкция устроена: что именно разрешено перевести в электронный вид, какими системами это делается и кто за что отвечает.
Что даёт переход на электронный документооборот#
Закон перечисляет четыре действия, которые вместе и образуют КЭДО: создание, подписание, использование и хранение. Это важный список, потому что у внедрений часто отваливается именно хранение.
Создание и подписание понятны: документ формируется в системе и подписывается сторонами. Использование — это ознакомление, получение и передача документа в течение срока его действия. Хранение — та часть, которую чаще всего не делают, а без неё вся конструкция не работает: потерянный через три года документ не подтверждает, что работодатель с ним работал.
Практический эффект от перехода сводится к нескольким вещам:
Приём на работу перестаёт быть событием, привязанным к дню, когда сотрудник смог прийти в офис.
Ознакомление с локальными нормативными актами фиксируется автоматически, а не записью в журнале.
Сроки реакции на заявления сотрудников сокращаются до одного рабочего дня, потому что заявление считается полученным на следующий день после отправки (часть 9 статьи 22.3 ТК РФ).
Отпуск, перевод, дисциплинарные взыскания оформляются без бумажного кругооборота между подразделениями.
Какими системами можно вести КЭДО#
Закон допускает ровно два варианта (часть 4 статьи 22.1 ТК РФ).
Цифровая платформа «Работа в России». Доступ к ней обеспечивается, в том числе, через портал «Госуслуги» с использованием системы идентификации и аутентификации. Это государственный контур, он бесплатный и ориентирован в первую очередь на ведомства и организации, работающие с «Работа в России».
Информационная система работодателя. Это любой сервис, который работодатель внедрил у себя или куда он подключился как клиент. К такой системе предъявлены три требования, и все три обязательны:
Обеспечить подписание электронного документа в соответствии с требованиями Кодекса.
Обеспечить хранение электронного документа.
Зафиксировать факт его получения сторонами трудовых отношений.
Третье требование обсуждают меньше всего, а оно определяет юридическую силу документа. Электронный документ заменяет бумажный экземпляр с росписью только тогда, когда система умеет подтвердить, что вторая сторона его получила. Без такой фиксации подписанный электронный документ остаётся фактом, о котором известно одной стороне.
Если система работодателя взаимодействует с порталом «Госуслуги», порядок такого взаимодействия устанавливается Правительством РФ.
Что нельзя перевести в электронный вид#
Часть 3 статьи 22.1 содержит прямой запрет. Положения о кадровом электронном документообороте не применяются в отношении:
трудовых книжек;
сведений о трудовой деятельности, формируемых в соответствии со статьёй 66.1 ТК РФ;
акта о несчастном случае на производстве по установленной форме;
приказа (распоряжения) об увольнении работника;
документов, подтверждающих прохождение работником инструктажей по охране труда, в том числе лично подписываемых работником.
Этот список стоит знать наизусть, потому что вокруг увольнения и охраны труда возникает больше всего ошибок. Электронный приказ об увольнении недопустим: приказ оформляется на бумаге, независимо от того, что заявление об увольнении при этом может быть электронным.
При этом общая логика закона противоположна запрету. Часть 2 той же статьи говорит, что КЭДО применяется именно к документам, которые трудовое законодательство требует оформлять на бумаге или с ознакомлением под роспись. Электронный документооборот — это законный способ заменить бумагу там, где бумага формально обязательна, за исключением пяти позиций из части 3.
Подробный разбор по документам — в статье про то, какие кадровые документы можно и нельзя оформлять в КЭДО.
Что ещё нужно для перехода#
Сама система — не половина дела. Кодекс требует ещё три вещи, и каждая обязательна.
Отдельно утверждается порядок осуществления КЭДО — в нём работодатель вправе закрепить сроки подписания, порядок инструктажей и случаи, когда документ оформляется бумагой.
Уведомление каждого работника о переходе и о праве дать согласие.
Письменное согласие работника. Без согласия переход в отношении этого работника не происходит, но право дать согласие позднее сохраняется. Из правила есть исключения — например, для тех, кто устроился после 31 декабря 2021 года и не имел на эту дату трудового стажа.
Состав локального акта, порядок уведомления и образцы согласия разобраны в статье про внедрение.
Кто и чем подписывает#
Подписи — отдельная тема, потому что требования различаются в зависимости от документа и стороны. Схема в двух строках.
Работодатель по семи видам документов обязан использовать усиленную квалифицированную подпись — это трудовой договор, договор о материальной ответственности и ещё несколько. По остальным документам допускается неквалифицированная подпись, но из коммерческого удостоверящего центра — только при условии, что порядок её проверки закреплён в трудовом договоре.
Работник подписывает большинство кадровых документов простой электронной подписью, но и она работает не всегда: закон требует, чтобы это было предусмотрено соглашением сторон трудового договора.
Через платформу «Работа в России» набор подписей уже, и простую подпись работника там можно получить только при личной явке.
Полная матрица по всем видам документов и обоим контурам — в статье про подписи в КЭДО.
Какие бывают кадровые документы#
Формат электронных кадровых документов задан ведомственным актом Минтруда — приказом от 20.09.2022 № 578н, действующим с 1 марта 2023 года.
Приказ разводит две вещи. Первое — перечень структурных элементов описания электронного документа, то есть что именно должно быть в файле. Второе — коды документов и кадровых мероприятий, которые оформляются в письменном виде.
Второй перечень организован по двенадцати группам, и это удобная рамка для понимания, что вообще можно перевести в электронный вид:
| Группа | Что входит |
|---|---|
| I | Приём на работу |
| II | Рабочее время и время отдыха |
| III | Материальная ответственность |
| IV | Оплата труда |
| V | Охрана труда |
| VI | Образование работника |
| VII | Социальное партнёрство |
| VIII | Индивидуальные трудовые споры |
| IX | Персональные данные |
| X | Изменение условий трудового договора |
| XI | Прекращение трудовых отношений |
| XII | Иные кадровые мероприятия |
Обратите внимание, что вторая группа — рабочее время и время отдыха. Это табель, график отпусков, приказы об отпусках. Пятая — охрана труда, где по части 3 статьи 22.1 действует запрет на электронное оформление инструктажей. Одиннадцатая — прекращение трудовых отношений, где заявление электронное, а приказ только бумажный.
Порядок действий по шагам#
Вот как выглядит переход целиком.
Работодатель определяет систему и издаёт локальный акт с учётом мнения профсоюза.
Уведомляет каждого работника и устанавливает дату введения — не раньше, чем истечёт срок уведомления.
Собирает согласия. Работник, не ответивший на уведомление, считается отказавшимся.
Определяет перечень документов и категорий работников, попадающих под КЭДО.
Подписывает с каждым согласие об использовании КЭДО.
Обеспечивает сотрудникам доступ в систему и проводит инструктаж.
Переводит документооборот в электронный вид и настраивает хранение.
Ведёт учёт: кто из сотрудников работает на КЭДО, а кто остался на бумаге.
Последний пункт не формальность. Пока в системе нет раздельного учёта, работодатель рискует оказаться в ситуации, когда часть документов оформлена электронно, часть — бумагой, а за кем — не зафиксировано. В суде это выглядит как отсутствие локального акта и несоблюдение порядка перехода.
Тонкость, которая ломает переход. Приказ об увольнении подписывать электронной подписью нельзя — часть 3 статьи 22.1 ТК РФ закрывает его. При этом заявление об увольнении электронным быть может. Из-за этого увольнение уходит на две ветки: сотрудник отправляет заявление через систему, а работодатель печатает приказ и собирает подпись на бумаге. Это требование закона, а не недоработка внедрения.
Итог#
Кадровый электронный документооборот — это законный способ оформлять кадровые документы в электронном виде там, где закон требует бумагу. В его основе лежит часть 1 статьи 22.1 ТК РФ, которая требует отказа от дублирования на бумажном носителе, иначе документооборот просто не считается электронным.
Систем может быть любой — государственной платформой «Работа в России» или собственной системой работодателя. Во втором случае система обязана не только подписывать и хранить документы, но и фиксировать факт их получения сторонами.
Закон закрывает пять позиций, и главная из них — приказ об увольнении: он остаётся бумажным. Всё остальное, включая заявление об увольнении, электронным быть может.
Переход требует четырёх вещей: локального акта с учётом мнения профсоюза, уведомления каждого работника, его письменного согласия и правильно настроенного хранения документов. Пропуск любого из этих элементов обесценивает остальные.
Источники#
- Трудовой кодекс Российской Федерации, статьи 22.1, 22.2, 22.3
- Федеральный закон от 22.11.2021 № 377-ФЗ
- Федеральный закон от 13.07.2020 № 426-ФЗ «О электронных документах»
- Приказ Минтруда России от 20.09.2022 № 578н
- Постановление Правительства РФ от 18.03.2023 № 413
- Постановление Правительства РФ от 13.05.2026 № 552