Акт сверки в ЭДО: разногласия, протокол расхождений и подписание

Акт сверки — тот редкий документ, про который в профессиональном сообществе ходят две противоположные версии. Одни уверены, что подписать его с разногласиями нельзя в принципе, и предлагают всё фиксировать вручную в тексте документа. Другие так же уверенно нажимают в учётной системе кнопку «Отправить свой вариант» и считают, что всё в порядке.

Ответ зависит от того, какой формат выбрали стороны. У акта сверки есть утверждённый формат налоговой службы, и в нём подписание с расхождениями — штатный режим, а не фокус.

Что такое акт сверки и зачем он#

Акт сверки взаимных расчётов подтверждает, что по определённым договорам и за период стороны сошлись в цифрах: какие суммы перечислены, какие засчитаны, какая задолженность осталась.

Правовая природа документа определяется тремя обстоятельствами, и каждое из них тянет на практическое следствие.

Акт сверки не является первичным учётным документом. Требования к первичным документам установлены статьёй 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учёте». Часть 1 этой статьи обязывает оформлять первичным документом каждый факт хозяйственной жизни, а часть 2 перечисляет обязательные реквизиты такого документа — наименование, дату составления, наименование экономического субъекта, содержание факта хозяйственной жизни и его измерение.^[1] Акт сверки ни одного факта хозяйственной жизни не фиксирует, поэтому под это определение не подпадает.

Составление акта не влияет на финансовое состояние сторон. Документ не отражает операцию, а лишь фиксирует результат уже сверённых расчётов. Отсюда — акт не создаёт дохода или расхода и не требует отражения в учётной политике как самостоятельный первичный документ.

Сам по себе акт не устанавливает права и обязанности. Он фиксирует состояние расчётов на конкретную дату и не порождает обязательств.

При этом подписанный обеими сторонами акт признаётся согласованием расчётов: сумма задолженности становится признанной. Именно в этом практическая ценность акта, а не в бухгалтерском оформлении.

Прерывает ли акт сверки срок исковой давности#

Да, и этот вопрос решается бухгалтерией, но отвечать приходится юристу.

Пункт 20 Постановления Пленума Верховного Суда РФ от 29.09.2015 № 43 относит к действиям, свидетельствующим о признании долга, «акт сверки взаимных расчётов, подписанный уполномоченным лицом». Механизм — статья 203 Гражданского кодекса Российской Федерации: течение срока прерывается и начинает заново.^[2]

Оговорок четыре, и каждая меняет результат.

Перерыв работает только в пределах срока давности. Пункт 20 оговаривает, что перерыв «может иметь место лишь в пределах срока давности, а не после его истечения».

Но истёкший срок не закрывает путь. Тот же пункт 20 продолжает: по истечении срока исковой давности её течение начинается заново, если должник признал свой долг в письменной форме. Ссылка в норме — пункт 2 статьи 206 ГК РФ.^[3] То есть подписанный акт сверки после истёкшего срока не воскрешает требование, а запускает новый отсчёт. Это разные вещи, и их постоянно путают.

Подписать должен уполномоченный. Пункт 20 указывает, что действия представителя должника прерывают давность только при условии, что лицо обладало соответствующими полномочиями по статье 182 ГК РФ. Акт, подписанный неуполномоченным лицом, этого эффекта не даёт.

Признание части долга не признание всей. Если обязательство исполнялось по частям, действия должника по одной части не могут служить основанием для перерыва давности по другим.

Практический совет. Если акт сверки нужен прежде всего для того, чтобы не потерять долг в суде, подписывайте его и следите, кто именно ставит подпись. Подпись главного бухгалтера при наличии доверенности и подпись руководителя дают разный результат при проверке полномочий. Содержание подписи не важно, важны полномочия подписанта и то, что акт подписан в письменной форме.

У акта сверки есть утверждённый электронный формат#

Формат электронного акта сверки утверждён приказом ФНС России от 13.05.2022 № ЕД-7-26/405@. Приказ зарегистрирован в Минюсте России 20.06.2022 под № 68901, опубликован 20.06.2022 и вступил в силу 21.07.2022. Применяется на дату чтения.^[4]

Оснований у приказа два: пункт 2 статьи 93 части первой Налогового кодекса Российской Федерации и подпункт 5.9.51 пункта 5 Положения о Федеральной налоговой службе, утверждённого постановлением Правительства РФ от 30.09.2004 № 506. Первый пункт формата прямо объясняет назначение: акт применяется для инвентаризации расчётов с контрагентами и позволяет представить его по требованию налогового органа в электронном виде.^[5]

Параметры формата:

Общие для обоих файлов параметры: номер версии формата — 5.01, часть — 972.

Отдельно отметим: это формат 5.01, а не 5.03. Формат 5.03 применяется к налоговым документам — счетам-фактурам и универсальному передаточному документу, — и к акту сверки отношения не имеет. Путаница между этими версиями даёт половину ошибок при попытке «приделать» акт сверки к привычному формату.

Акт сверки состоит из двух файлов#

Это ключевая особенность формата, и именно она объясняет механику разногласий. Пункт 2 формата перечисляет два файла.

Файл обмена информации отправителя содержит сведения передающей стороны об известных операциях между отправителем и получателем и подписывается электронной подписью ответственного со стороны передающего субъекта.

Файл обмена информации получателя содержит идентификационные сведения о файле отправителя и сведения второй стороны по тем же операциям — причём именно те, «в ходе сопоставления которых были выявлены расхождения». Подписывается электронной подписью ответственного со стороны принимающего субъекта.

Имя каждого файла строится по одному образцу: префикс, идентификатор получателя, идентификатор отправителя, дата в формате год-месяц-день и 36-значный глобально уникальный идентификатор. Расширение — xml.

Внутри файл отправителя устроен как таблица, а не как свободный текст. В нём последовательно описаны сальдо по дебету и кредиту на начало периода сверки, обороты за период, сальдо на конец периода, затем вложение «договор», внутри него — «документ», внутри документа — «операция». По каждой операции указываются номер строки, дата, наименование операции и сумма либо по дебету, либо по кредиту.

Два последних поля взаимоисключающие: элемент суммы по кредиту обязателен только при отсутствии суммы по дебету, и наоборот. При ручной выгрузке файла спотыкаются чаще всего именно на этом.

Разногласия: главный вопрос#

В файле получателя есть отдельный элемент — «Признак наличия разногласий». Он обязателен и принимает два значения: 1 — разногласий между сверяемыми операциями отправителя и получателя нет, 2 — разногласия есть.^[6]

В файле отправителя такого элемента нет. Признак живёт только на стороне получателя — то есть только тот, кто сверяет чужой акт, может его поставить.

Дальше работает простое правило заполнения. В файле получателя суммы сальдо и оборотов заполняются «если значение данного элемента не совпадает со значением элемента файла обмена информации отправителя». Получатель не дублирует весь акт заново — он присылает только то, с чем не согласен.

Кроме того, в файле получателя есть итоговые элементы расхождения: «Итого расхождение информации о состоянии расчётов» по документу в целом и отдельно по дебету и кредиту. Итог по дебету становится обязательным, если расходится хотя бы одно из значений — сальдо на начало, оборот или сальдо на конец периода.

Что это значит на практике. Протокол разногласий при формате налоговой службы — не отдельный документ, который формируют и отправляют сверх акта. Это содержимое файла получателя: признак наличия разногласий, расходящиеся суммы и итог расхождения. Подписание с разногласиями — это не отказ от подписания, а подписание второго файла.

В файле получателя есть и поле «Дополнительная информация» объёмом до 500 знаков. Это место для короткого пояснения: какая строка не совпала и почему.

Как разногласия выглядят в разных сервисах#

Формат налоговой службы в разных сервисах выглядит по-разному, и ответ на вопрос «можно ли подписать акт с разногласиями» зависит от того, какой документ ведётся — формализованный или обычный.

Главное различие в одном предложении: в 1С и СБИС разногласия — штатный режим работы, а в Диадоке по умолчанию их вносят вручную. Если стороны договорились об общем формате, проверьте, что у обеих сторон включён один и тот же режим. В Диадоке для этого подключается модуль «Взаиморасчёты»; в СБИС акт сверки и по формату 405@, и как неформализованный документ с приложением — один и тот же раздел.

В СБИС получатель акта идёт одним из двух путей: либо не подписывает полученный акт, а формирует и отправляет свой вариант, либо подписывает акт с указанием разногласий — второй путь оформляется образцом протокола расхождений в произвольной форме.

В 1С стоит сказать отдельно, потому что там есть полезная развилка.

Расхождения затрагивают суммы. Флаг «Сверка согласована» не ставится. Разбираетесь с причиной и повторяете обмен новым актом сверки: исправляете данные в учёте, нажимаете «Заполнить», на вкладке «Сверка» — «Сверить».

Расхождения суммы не затрагивают. Обычно это отличия в реквизитах первичных документов: у вас «16 от 27.10.2022», у контрагента «6 от 27.10.2022». Такое расхождение можно проигнорировать — достаточно установить флаг «Сверка согласована», а пояснение попадёт в информационную ленту под вкладкой «Сверка».

Это самая полезная деталь во всей теме: большинство расхождений — реквизитная мелочь, а не спор о деньгах. Новый акт требуют только расхождения по суммам.

Порядок работы в сервисах — в статьях про работу в 1С, про разделы СБИС и про работу в Диадоке.

Кто и чем подписывает акт сверки#

Формат описывает подписанта отдельным блоком, и это редкий случай, когда технический стандарт прямо воспроизводит требования закона.

Полномочия. Статус подписанта принимает три значения: лицо, имеющее полномочия подписывать без доверенности; лицо, действующее по доверенности в электронной форме; лицо, действующее по доверенности в бумажном виде.

Тип подписи. Значение 1 — усиленная квалифицированная электронная подпись. Значения 2 и 3 применяются, если иное не предусмотрено законодательством.

ФИО. Указываемое в файле фамилия, имя и отчество должны соответствовать данным владельца сертификата ключа проверки подписи. Расхождение здесь — источник отказа в признании документа подписанным надлежащим образом.

Про практический выбор подписи: квалифицированная подпись остаётся единственным универсальным вариантом, потому что закон требует признания неквалифицированной и простой подписей именно соглашением сторон — это часть 2 статьи 6 Федерального закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ, — а для акта сверки, который может подтверждать признание долга, рисковать не на чем.^[7]

Доверенность в файле описана отдельно: дата выдачи, внутренний регистрационный номер и сведения об информационной системе, позволяющей проверить досрочное прекращение её действия. Для электронной доверенности добавляется единый регистрационный номер и уникальный идентификатор в виде 36-разрядного идентификатора. То есть формат предусматривает удалённую проверку полномочий.

Как запросить акт сверки у контрагента#

Отдельная операция, которую часто пытаются сделать одной кнопкой, но не выходит. Запроса на сверку как отдельного документа не существует: акт формирует одна из сторон.

Акт создаётся на вашей стороне: в 1С это документ «Акт сверки расчётов с контрагентом», в СБИС — «Saby Docs» → «Исходящие» → «Акты сверки», в Диадоке — карточка сверки с кнопкой «Создать сверку». Во всех трёх вы заполняете свои данные и отправляете, а контрагент отвечает файлом получателя.

В 1С требование «установите флаг Ожидать ответную подпись» для акта сверки включено по умолчанию — именно потому, что второй файл всегда нужен.

Отдельная тонкость с флагом «Ожидать извещение о получении». Он относится не к формату акта сверки, а к настройке оператора ЭДО: сам формат 405@ извещения о получении не предусматривает — ни в файле отправителя, ни в файле получателя такого элемента нет. Порядок обмена извещениями и сроки их отправки сторонам стоит согласовать в соглашении об электронном документообороте. Требования к извещению о получении счёта-фактуры установлены пунктом 19 Порядка, утверждённого приказом Минфина России от 05.02.2021 № 14н, — но это другой документ и другой формат.^[8]

Периодичность и процедура#

Отдельных требований к периодичности актов сверки закон не устанавливает, и обязанности их составлять в законодательстве нет — акт оформляется по инициативе одной из сторон.

Типичное назначение — исключение претензий и подтверждение результатов обязательной инвентаризации активов и обязательств. Пункт 27 Положения по ведению бухгалтерского учёта, утверждённого приказом Минфина России от 29.07.1998 № 34н, относит инвентаризацию перед составлением годовой бухгалтерской отчётности к случаям, когда её проведение обязательно.^[9] Там же две оговорки, о которых знают не все: по имуществу, инвентаризация которого проведена не ранее 1 октября отчётного года, повторная инвентаризация перед составлением годовой отчётности не требуется, а инвентаризация основных средств может проводиться один раз в три года, библиотечных фондов — один раз в пять лет.

На практике встречают ежемесячную сверку по всем договорам, ежеквартальную как компромисс и сверку по окончании года или при закрытии расчётов по разовым договорам.

Полезная автоматизация есть в 1С: если по периоду нет ранее согласованного акта сверки, значения периода подставляются автоматически — предыдущий квартал. При нескольких договорах с контрагентом в разных валютах формируются отдельные акты по каждой валюте — это частая причина «потерянных» сверок.

Выбор периодичности, как и срок подписания, стоит закрепить в соглашении об электронном документообороте вместе с форматом акта и порядком разбора разногласий. Без этих договорённостей каждая сверка превращается в переписку, а расхождения обнаруживаются уже при проверке.

Частые ошибки#

Не включают переключатель «В электронном виде» в 1С. Это причина сообщения «не установлен признак составления в электронном виде»: программа не понимает, что документ должен уйти в электронный обмен, и останавливает отправку. Откройте «Акт сверки расчётов с контрагентом», переведите переключатель «В электронном виде» во включённое положение, убедитесь, что документ проведён, и повторите отправку с кнопки «ЭДО». Обходной путь — сформировать документ в списке «Текущие дела ЭДО» командой «Создать, подписать и отправить»: тогда переключатель не нужен, настройка применяется автоматически. Второе, что стоит проверить, — флаг «Акт сверки взаиморасчётов» в настройках отправки по конкретному контрагенту: без него документ не формируется вовсе, но сообщение выглядит иначе.

Отправляют акт сверки по формату 5.03. Формат для налоговых документов к акту сверки отношения не имеет. У акта сверки своя версия — 5.01, часть 972.

Путают версии и номера частей. Префиксы ON_AKTSVEROTP и ON_AKTSVERPOL относятся к разным файлам одного обмена. Файл получателя повторяет имя файла отправителя и его подпись, поэтому в одиночку оператором не принимается.

Считают, что подписать с разногласиями нельзя. Неверно для формата 405@ и для СБИС. Верно только для акта сверки, ведущегося в Диадоке как неформализованный документ.

Подписывают акт, не сверив. Самая дорогая ошибка. Подпись двусторонне подписанного акта означает признание расчётов, и после этого доказывать обратное придётся отдельно.

Ставят «Сверка согласована» при реальных расхождениях. Флаг предназначен для расхождений, не затрагивающих суммы, — в первую очередь для отличий в реквизитах первичных документов.

Пытаются получить от контрагента «запрос на сверку» отдельным документом. Такого документа нет. Акт формирует одна из сторон и отправляет, вторая отвечает файлом получателя.

Подписывают неуполномоченное лицо. Расхождения по суммам тут ни при чём, но перерыва срока исковой давности не будет.

Готовят акт в текстовом редакторе и отправляют файлом. Теряется история обмена, не видно, кто и когда прислал документ, нет подтверждения оператора.

Практический совет. Заведите в соглашении об электронном документообороте четыре вещи: формат акта сверки (формат 405@ или неформализованный документ), форму приложения при разногласиях, периодичность и срок подписания. Отдельно договоритесь, кто выявляет расхождения и в какой срок стороны их разбирают. Эти четыре строчки снимают почти все разногласия, потому что в девяти случаях из десяти спор вырастает не из цифр, а из того, что стороны по-разному понимали, где именно фиксировать претензию.

Итог#

У акта сверки есть утверждённый формат налоговой службы. Приказ ФНС России от 13.05.2022 № ЕД-7-26/405@ действует с 21.07.2022: версия формата 5.01, часть 972. Это не формат 5.03 и не неформализованный документ.

Формат состоит из двух файлов, и это отвечает на вопрос про разногласия. Файл отправителя несёт сведения отправителя, файл получателя — идентификационные сведения о нём и данные второй стороны по тем операциям, «в ходе сопоставления которых были выявлены расхождения». В получателе есть обязательный «Признак наличия разногласий» со значениями 1 и 2, итоговые суммы расхождения и поле пояснений на 500 знаков. Получатель заполняет только расходящиеся значения — поэтому подписание с разногласиями — это подписание второго файла, а не отдельная процедура и не отказ от подписи.

Акт прерывает течение срока исковой давности, но не воскрешает истёкший. По пункту 20 Постановления Пленума ВС РФ № 43 подписанный уполномоченным лицом акт сверки признаётся действием, свидетельствующим о признании долга. Перерыв работает только в пределах срока давности, при признании части долга он не распространяется на другие части, а после истечения срока письменное признание долга запускает течение заново.

В 1С и СБИС разногласия — штатный режим, в Диадоке по умолчанию их вносят вручную. Если стороны договорились об общем формате, у обеих должен быть включён один и тот же режим: в Диадоке для этого подключается модуль «Взаиморасчёты».

Ещё по теме#

• Как работать с документами в ЭДО: отправить и принять — общий порядок обмена документами
• Подписать или отклонить документ в ЭДО: что выбрать — когда отказ разумнее подписи с разногласиями
• УКД и исправление УПД: как отменить ошибку в документе — как исправляют ошибку, когда акт уже подписан
• Соглашение об ЭДО и пункт в договоре: рабочие образцы — что закрепить в соглашении про формат и сроки
• Работа с ЭДО в 1С: отправка и получение документов — порядок отправки и утверждения в 1С
• Реквизиты оператора ЭДО: ИНН, КПП и точное наименование — кого из операторов указать в документах

Источники#